10 Penyakit Pengelolan Situs Organisasi / Komunitas

Saya pertama membuat situs kelas 3 SMA, sekitar 5 tahun lalu. Dan itu adalah situs SMA saya. Situs ini dikembangkan ulang dan saya urus hingga saya masuk bangku kuliah. Kemudian di bangku kuliah saya melanjutkan meneruskan hobi ini. Saya mulai menggarap dan menangani beberapa situs komunitas. Tetapi, hampir semuanya berujung pada satu hal : GAGAL !

Biasanya di awal kepengurusan baru, atau saat berdirinya komunitas atau organisasi baru, kalimat sederhana seperti ini sering keluar :

“Eh, organisasi kita dibikin situsnya dong. Sekarang kan jamannya internet gitu looh… “

“Situs yang lama diganti aja ya.. Habis jelek gitu. Sekalian ganti suasana dengan pengurus baru”

“Udah ada Friendsternya belum? Dibikin dong..” *masih ngetrend juga nih kayaknya..

dst..

Dalam waktu singkat, tak jarang ada saja anggota yang merealisasikan permintaan ini. Hosting biasanya gratisan, domain cari gratisan juga, redirect pun tak apa – apa, pokoknya jangan keliatan dihosting dalam sub directory *jaman dulu*. Kalo sekarang tak jarang komunitas atau organisasi berani mengeluarkan uang untuk beli hosting dan domain. Secara.., sekarang kan domain sama hosting semakin murah.

Dalam waktu kurang lebih seminggu, situs pun jadi. Betapa tidak, jaman saya SMA dulu, saya coding satu – satu HTML nya (tanpa CSS, waktu itu belum kenal), sekarang tool gratis banyak tersedia. Bermodalkan WordPress, Joomla, PHP-Nuke, Mambo, Drupal, dll + buku panduan seharga 20 ribuan dari ElexMedia / PDF gratis dari IlmuKomputer.com, situs ini sudah bisa jadi.

*komunitas / organisasi* selanjutnya saya singkat KOGAN – capek nulisnya.. 😀

Berjalankah website ini? Ya.., di bulan pertama banyak yang mengakses situs ini. Terutama anggota KOGAN itu sendiri. Setelah 3 bulan, semakin sepi, karena si admin atau orang yang diserahi tugas itu mulai malas mengupdate. Sementara yang lain pun tidak turut memberikan sumbang artikel atau apapun.

Semakin lama, situs ini pun tidak diupdate lagi. Selain si admin yang makin sibuk dengan urusan lain, dan tidak ada yang ikut partisipasi mengisi, kepengurusan juga sudah mau ganti. “Ahh.. nanti urusan pengurus baru aja itu”, biasanya itu dalihnya. Akhirnya di kepengurusan baru pun, situs lama dihapus tanpa sisa sama sekali, dan dibuat lagi situs baru. Dan kejadian ini berulang.

Akhirnya apa yang didapat? Konten tidak pernah terarsip. Situs selalu ganti. Isinya tidak pernah update. Ganti orang, ganti engine CMS. Ganti orang ganti desain. Ganti alamat email. Sementara anggota lain dengan “ramah”-nya berkata “Eh.. situsnya gimana sih? Kok jelek banget.” atau “Situsnya diupdate dong..”, padahal dia sendiri tidak pernah menyumbang tulisan.
Jaman dulu mungkin sulit bagi anggota biasa untuk ikut membantu memberikan konten untuk situs. Tetapi sekarang dijaman internet makin mudah diakses, dan hampir setiap anggota KOGAN itu punya blog, kenyataannya kondisinya tetap tak berubah. Ketika seorang anggota KOGAN punya ide tulisan bagus dan punya kesempatan untuk menulisnya di internet, dia lebih memilih menuliskannya di blognya pribadi ketimbang di situs bersama. *saya pribadi pun merasa seperti itu, entah karena EGO, atau entah kenapa..

Saya rasa ini lah yang membuat situs aggregator (Planet), lebih berkembang di Indonesia, daripada situs kolaboratif semacam Slashdot.org.

Kurang lebih inilah “penyakit – penyakit” yang timbul dalam sebuah situs KOGAN (berdasarkan pengalaman & pengamatan pribadi saya) :

1. Situs tidak dikonsep dengan serius. Yang penting ada. Jadi kalau ditanya orang lain, KOGAN nya kelihatan keren, karena sudah punya situs. Apalagi jika dengan domain sendiri.
2. Tidak pernah memikirkan manajemennya : Siapa yang bertugas memberi konten, siapa yang mendevelop, siapa yang mengurusi kontak via online, dst.. Kebanyakan yang terjadi, hanya dipegang satu orang, yang tentu saja sumber daya, tenaga, pikiran, kemauan, dan kesabarannya terbatas 😛
3. Kadangkala jadi ajang latihan bagi si pengembang web. Entah kepingin menjajal ilmu kanuragan webnya, entah karena pengen tahu bagaimana cara membuat webnya, entah karena untuk portofolio, entah karena iseng, entah karena lagi gak ada kerjaan, dll.. Jadi web ini pada dasaranya bukan dikembangkan sesuai kebutuhan, tetapi sesuai skill yang ingin / sudah dipunyai. Dan setiap ngoprek webnya, tidak pernah didokumentasikan. Sehingga ketika pengurus KOGAN berikutnya ingin melanjutkan pengembangannya hampir tidak mungkin. Si pengembang yang lama pun sudah tidak ingat lagi perubahan apa saja yang dia lakukan di web KOGAN ini. Jadilah ganti pengurus, ganti situs (ganti CMS).
4. Tidak mempunyai konten ! KOGAN ini tidak tahu mana yang harus dimasukkan ke dalam website. Sebenarnya banyak hal. Tetapi tidak ada yang tahu. Kalaupun ada yang tahu, dia tidak menuliskannya disitus KOGAN ini, tetapi lebih di blognya sendiri.
5. Banyak yang kritik websitenya tidak update. Padahal dia sendiri tidak mau memberikan tulisan. Develop website itu bisa dengan membayar orang, tetapi kalau mengisi situs.. apalagi situs KOGAN.. itu lain ceritanya. Memberi konten pada website adalah permasalahan terbesar dari semua website..
6. One Man Show. Kebanyakan pengurusan sebuah situs diberikan kepada satu orang. Mulai dari develop, maintenance, sampai pengisian konten. Anggota lain menganggap kalau dia sudah ditunjuk, berarti website ini semua urusan dia. Padahal One Man Show di situs KOGAN hanya bisa dilakukan sebatas hal teknis. Tidak untuk konten..
7. Komitmen. Saya mengurusi beberapa situs sampai dengan 3 tahunan. Karena saya komitmen dari awal untuk terus mengurusi web ini. Tetap, hey.. admin juga manusia bung.. Ada batasnya. Saya pernah mengurus sebuah situs KOGAN, dan berkomitmen pada diri saya sendiri, website ini minimal 1 minggu sekali harus diupdate. Dan ini saya jalani dari tahun 2004 – 2007. Walaupun pernah juga bolong – bolong. Tetapi pernah juga update 3 minggu sekali selama beberapa bulan. Tapi karena point no.6 tadi, maka no.4 pun terjadi..
8. Regenerasi. Tidak disiapkan regenerasi untuk pengurus berikutnya. Ini cukup susah. Saya pernah mengurus sebuah situs organisasi selama 3 tahunan. Bagi saya tidak banyak kesulitan berarti, karena walopun bodo gini, saya tau lah dikit – dikit tentang website, CMS, dll. Tetapi ketika akan diserahkan ke pengurus berikutnya, tidak ada anggota pengurus yang memiliki basic yang cukup untuk bisa mengelolanya. Tidak mungkin juga saya mengajari semuanya dari awal kepada mereka.. Dan ini makin parah karena mereka tidak punya point no.7.. dan jika sudah sampai sini, penyakit no.4 otomatis muncul ! Seandainya mereka masih punya komitmen, setidaknya saya masih bisa memandu pelan – pelan.
9. Tidak perduli. Mereka tahu KOGAN ini butuh website. Tahunya cuma KOGAN ini punya website. Tidak mau tahu apa di belakangnya, titik.
10. Hype.. *gak tau ini istilahnya tepat atau enggak*. Dulu situsnya pake static HMTL, dah keliatan keren. Terus ganti pengurus, admin yang baru tahunya PHPNuke. Dan menurutnya HTML doang kuno, tak sesuai tuntutan jaman. Harus yang dinamic. Berikutnya ganti pengurus, diganti lagi Joomla dengan alasan kurang lebih sama. Ganti pengurus lagi, diganti WordPress. Karena menurutnya lebih simpel, ringan, dan desainnya keren – keren. Ganti pengurus lagi, ganti Drupal, karena dia ingin memasukkan fitur – fitur canggih. Ganti pengurus lagi, diganti CMS buatan sendiri, pake Ruby On Rails, karena developnya nanti lebih mudah, dan fiturnya mudah dikembangkan lagi. Dst..

Saya sendiri sulit sekali menemukan situs organisasi yang punya berita terupdate sekitar 1 minggu lalu. Banyak yang konten terakhirnya adalah tahun 2007. Atau justru kebalikannya. Saya menemukan konten terupdate, sekitar tanggal 20-an Maret. Tetapi dia tidak punya konten untuk tahun 2007. Padahal domain situs ini sudah ada 3 tahun. Yang artinya, website ini ganti CMS, tanpa mengimport konten situs lama ke situs baru.

Tapi masih ada kabar bahagianya kok. Saya lihat situs KOGAN yang berbentuk forum, atau ada forumnya, jarang diganti. Dan masih aktif. Karena di FORUM sifatnya interaktif.

Jadi saran saya, kalau mau membangun situs komunitas pertimbangkanlah kembali 10 penyakit di atas. Jika tidak bisa meramu obatnya, bikin FORUM saja. Atau kalau gak mau repot, bikin saja aggregator / planet untuk blog anggota KOGAN.

NB: Tidak semua situs KOGAN mengidap penyakit2 diatas. Masih ada juga kok yang sehat – sehat saja.